Stichting Gemeenschapscentrum De Elshof is een stichting, die zich bezig houdt met het oprichten en in stand houden van het gebouw De Elshof te Wijthmen, alsmede het verlenen van subsidies ten behoeve van het verenigingsleven in Wijthmen, Herfte en Zalné. De Stichting heeft geen leden, wel bestuursleden en vrijwilligers die verschillende taken uitvoeren in en rondom het gebouw.

Het verzamelen van persoonsgegevens

Stichting De Elshof bestaat uit een bestuur en een aantal vrijwilligers.

Bestuursleden

Het bestuur bestaat uit een voorzitter, secretaris, penningmeester, algemeen bestuurslid, de voorzitter van de voetbalvereniging, gymvereniging en volleybalvereniging. Ook de voorzitter van Plaatselijk Belang heeft zitting in het bestuur van de stichting. Omwille van de inschrijving van de bestuursleden in de Kamer van Koophandel verzamelt de penningmeester van de Stichting de benodigde persoonsgegevens van de bestuursleden. Deze persoonsgegevens bestaan uit de naw- gegevens en een kopie van het ID- bewijs. Na de inschrijving bij de Kamer van Koophandel worden deze gegevens door de penningmeester vernietigd.

Vrijwilligers

De Stichting heeft verschillende vrijwilligers op wie zij een beroep kan doen. De namen van deze vrijwilligers voor de zaterdag-kantinedienst worden bijgehouden in een lijst, met hun mailadres en telefoonnummer, zodat ze benaderd kunnen worden. De gegevens worden alleen verzameld wanneer ze door de betreffende persoon aan de Stichting worden verstrekt. De lijst met namen, mailadressen  en telefoonnummers wordt beheerd door een vrijwilliger. Van andere vrijwilligers, zoals van de onderhoudsploeg en diverse mensen die activiteiten organiseren, wordt geen specifieke lijst bijgehouden, maar namen, mailadressen en/ of telefoonnummers zijn bekend bij de bestuursleden zodat ze voor diverse taken benaderd kunnen worden. Ook hier geldt dat deze gegevens alleen worden verzameld wanneer ze door de betreffende persoon aan de Stichting worden verstrekt. Er worden structureel geen nadere persoonsgegevens vastgelegd van de vrijwilligers, zoals adresgegevens en geboortedata.

Verstrekken persoonsgegevens aan andere partijen

De Stichting verstrekt de genoemde persoonsgegevens van de bestuursleden aan de Kamer van Koophandel in verband met de inschrijving van de functionaris. Met de accountant van de Stichting (Alfa Accountants) heeft de Stichting een verwerkersovereenkomst afgesloten. In verband met de jaaraangifte beschikt de accountant over de persoonsgegevens van de voorzitter, secretaris en penningmeester. Ook heeft de Stichting een verwerkersovereenkomst afgesloten met Twelve, de leverancier van het kassa systeem en de pin automaat. Wij verstrekken verder geen persoonsgegevens aan andere partijen (derden), tenzij dat noodzakelijk is om aangifte te doen van strafbare feiten.

Privacy rechten

Ondanks dat we slechts beperkt gebruik maken van persoonlijke gegevens van onze bestuursleden en vrijwilligers, willen we u hierbij wijzen op de mogelijkheden die u heeft inzake uw privacy rechten.

U hebt het recht om ons te vragen naar de persoonlijke gegevens die we van u verwerken, het doel en de aard van de verwerking en informatie over met wie we deze gegevens delen.

U hebt het recht om ons op elk moment te vragen uw persoonlijke gegevens bij te werken, te corrigeren of te verwijderen. Wij kunnen verzoeken afwijzen indien deze de privacy van anderen in gevaar brengen, onredelijk of repetitief zijn of onredelijk grote inspanningen vereisen. Tenzij u ons vraagt uw gegevens te verwijderen, kunnen we uw persoonlijke gegevens bewaren tot één jaar nadat u bij ons bent afgemeld als bestuurslid of vrijwilliger (maar gewoonlijk bewaren we uw persoonlijke gegevens niet langer dan redelijk is voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld).

U hebt het recht om van ons te verwachten dat we uw persoonlijke gegevens beschermen en beveiligen. We werken er hard aan om AVG en onze vrijwilligers te beschermen tegen onbevoegde toegang tot of het onbevoegd wijzigen, openbaar maken of vernietigen van de (zij het summiere) informatie die we bewaren. In het bijzonder:

 

  • We houden ons te allen tijde aan dit Privacy beleid met betrekking tot alle gegevens die we van u verzamelen;
  • We beperken het gebruik en de openbaarmaking van uw persoonlijke gegevens en zorgen ervoor dat iedereen met wie we dergelijke informatie delen deze informatie behandelt met de privacy en beveiliging die deze verdient;
  • We hebben in de industrie geaccepteerde fysieke, technische en administratieve procedures ingesteld ter waarborging en beveiliging van de informatie die we verzamelen.

 

Op de website www.wijthmen.nl wordt verwezen naar dit privacy statement. Deze website valt overigens niet onder beheer van de Stichting, maar onder Plaatselijk Belang.

 Tot slot

 

We behouden ons het recht voor dit Privacy beleid op elk gewenst moment te wijzigen en geven aan op welke datum het Privacy beleid het laatst is gewijzigd. Als er aanzienlijke wijzigingen zijn aangebracht, markeren we die wijzigingen en doen we ons best u daarvan op de hoogte te stellen. We bewaren ook vorige versies van dit Privacy beleid in ons archief zodat u deze kunt inzien.

Wijzigingen in ons privacy beleid sinds de laatste versie zijn: 12 juni 2018.

 

U kunt met ons contact opnemen via silvia.en.william@hetnet.nl.